El/La Gerente de Servicios de Apoyo asesora a la Alta Dirección en todos los aspectos de la gestión y las operaciones de la oficina. Esto incluye la gestión estratégica de recursos financieros y humanos, la eficiencia en las adquisiciones y los servicios logísticos, las TIC, la gestión del transporte y los vehículos, la administración y la seguridad, de conformidad con las normas y reglamentos de UNOPS. El objetivo principal del puesto es garantizar que se cuente con el apoyo adecuado para los proyectos actuales y futuros, equilibrando las necesidades operativas y las prioridades del proyecto, garantizando al mismo tiempo una prestación de servicios de apoyo eficaz, eficiente y coherente en toda la cartera de proyectos y a nivel interno.
Funciones / Resultados Clave Esperados
1. Gestión de Operaciones
Gestión de las Operaciones/Servicios de Apoyo de la Oficina, a saber: Gestión de Recursos Humanos, Finanzas, Adquisiciones, Logística, Servicios Administrativos y TIC; facilitando la prestación de servicios de apoyo eficaces, eficientes y coherentes a los proyectos y a todas las actividades de la Oficina.
Apoyar al Director de País en el establecimiento de los objetivos de gestión. Supervisar su consecución.
Colaborar con los compañeros pertinentes para identificar las necesidades, determinar los costes y planificar de forma proactiva todos los servicios de apoyo de la oficina.
Supervisar y controlar todos los aspectos de las operaciones para garantizar el cumplimiento de las estrategias corporativas, las normas, reglamentos, políticas y estándares de rendición de cuentas, ética e integridad de UNOPS, así como el logro de resultados. Garantizar la correcta aplicación de las normas y los procedimientos operativos.
Supervisar la eficacia de los servicios de apoyo para garantizar un servicio y una satisfacción óptimos al cliente. Impulsar el reajuste y la mejora oportunos de las operaciones.
Actuar como punto focal para cualquier ejercicio de auditoría interna/externa.
Supervisión de los asuntos relacionados con la seguridad y garantía del pleno cumplimiento de las normas y procedimientos de seguridad de UNOPS. Implementación del plan de continuidad del negocio.
2. Apoyo a la Planificación y Coordinación de Proyectos
Brindar asistencia y apoyo en la preparación, revisión y planificación del trabajo del presupuesto del proyecto.
Aportar ideas en las primeras etapas de los proyectos.
Brindar asesoramiento sobre el establecimiento de objetivos, metas y estándares de desempeño para proyectos, y recomendar herramientas para el seguimiento, la evaluación y la auditoría.
Brindar asesoramiento sobre el reparto de costos del proyecto, el despliegue de fondos y el cierre.
Mantener una estrecha comunicación con el Jefe de Servicios de Soporte de la Oficina Multipaís para optimizar la prestación de servicios y resolver cualquier problema.
3. Adquisiciones y Logística
Supervisar los procesos de adquisiciones de la Oficina, incluidos los procesos de licitación, evaluación y selección de proveedores, para garantizar soluciones de adquisiciones viables que satisfagan las necesidades operativas y cumplan con los procedimientos, reglamentos y estándares de rendición de cuentas, ética, integridad y desempeño de UNOPS.
Elaboración de una lista de preseleccionados contratistas/proveedores idóneos, preparación y emisión de licitaciones locales. Evaluación de las ofertas o propuestas recibidas y recomendaciones para la adjudicación de contratos.
En consulta con el colega correspondiente, revisar, administrar y emitir contratos, acuerdos/modificaciones.
Brindar asesoramiento en materia de logística, gestión de activos y adquisiciones. Supervisar la logística de bienes y equipos en las obras para garantizar la entrega y el almacenamiento seguro.
Creación y gestión de una flota de vehículos para prestar servicios de transporte según lo requiera la Oficina, así como para satisfacer las necesidades logísticas.
Desarrollo e implementación de un sistema de gestión y mantenimiento de vehículos de acuerdo con la política y los procedimientos de gestión de vehículos de UNOPS.
Reparación y mantenimiento de todo tipo de equipos, incluyendo equipos informáticos, equipos de comunicaciones, vehículos y generadores, etc.
4. Gestión Financiera
Apoyar al Director de País en la preparación del plan financiero y el presupuesto de la Oficina. Garantizar las revisiones y la reasignación oportunas de los fondos.
Supervisar la unidad financiera de Servicios de Apoyo y garantizar el cumplimiento de las normas y reglamentos financieros de UNOPS y los procedimientos financieros.
Supervisar, controlar y gestionar los gastos para garantizar un uso óptimo y adecuado de los recursos financieros.
Garantizar la disponibilidad de los informes financieros y de excepciones necesarios, incluyendo la investigación de anomalías para resolver problemas, informando o recomendando cualquier acción necesaria a las partes interesadas pertinentes.
Supervisar la revisión, el registro y el cierre oportunos de las cuentas. Certificar/verificar la exactitud y el cumplimiento de las normas del marco de rendición de cuentas. Presentar/preparar el informe obligatorio sobre la situación financiera.
Supervisar todos los servicios financieros (contabilidad, gestión de efectivo, pagos, etc.) garantizando la puntualidad y el cumplimiento de las normas de responsabilidad y desempeño.
Supervisar los gastos del presupuesto de gestión de la oficina y garantizar que los costes directos gestionados localmente (LMDC) se recuperen, facturen y gasten adecuadamente de acuerdo con los procedimientos aplicables.
5. Gestión de Recursos Humanos
Supervisar la Unidad de Recursos Humanos de Servicios de Apoyo.
Asegurar que la oficina cumpla con las políticas y procedimientos de recursos humanos de la empresa y que todas las iniciativas corporativas de recursos humanos se implementen correctamente.
Apoyar al Director de País en la planificación del personal necesario para la óptima administración de la oficina y para la ejecución de la cartera de proyectos de la misma.
Supervisar todos los servicios y procesos de recursos humanos, incluyendo reclutamiento, administración salarial y compensación, evaluación del desempeño, capacitación y desarrollo, asegurando el cumplimiento de las normas, reglamentos, procedimientos y estándares de desempeño de recursos humanos y garantizando que los gerentes de contratación busquen activamente crear equipos diversos en términos de género y geografía.
Promover y apoyar una cultura de aprendizaje, capacitando a las personas y a los equipos para que identifiquen las necesidades de aprendizaje críticas y planifiquen/faciliten el acceso a oportunidades de aprendizaje que permitan mantener la competencia y la flexibilidad del personal. Definir planes de capacitación para el personal involucrado en la prestación de servicios de apoyo.
Fomentar un ambiente de trabajo positivo, respetuoso tanto de hombres como de mujeres, y garantizar que se observen los más altos estándares de conducta.
6. Administración y Tecnologías de la Información (TIC)
Gestionar la prestación oportuna y eficiente de todos los servicios administrativos (por ejemplo, administración centralizada de proyectos, gestión de instalaciones y activos, seguridad organizativa y del personal, viajes y TI).
Garantizar el pleno cumplimiento de las operaciones en el país con las normas, reglamentos y políticas de la UNOPS, en materia administrativa y en la supervisión del equipo administrativo.
Mantenimiento de un entorno de infraestructura seguro y confiable para las TIC y planificación adecuada para desastres y recuperaciones, supervisión del Asociado de TIC.
En estrecha colaboración con la sede central y el jefe de la oficina multipaís, apoyar el mantenimiento de un entorno TIC seguro y fiable, incluyendo planes adecuados para la recuperación ante desastres.
Gestionar la adquisición, el mantenimiento, el inventario, el registro, la verificación y la protección de las instalaciones/activos del proyecto y administrativos, incluyendo la infraestructura de TI, los equipos y los servidores.
Identificar oportunidades para aprovechar el uso de las tecnologías de la información para mejorar las operaciones y la eficiencia del negocio, y para facilitar la gestión del conocimiento y el intercambio de información.
7. Gestión del Conocimiento
Generación e intercambio de conocimientos en materia de gestión y operaciones en la Oficina, síntesis de las lecciones aprendidas/mejores prácticas y contribuciones sólidas a las iniciativas de gestión del conocimiento de UNOPS.
Desarrollo de herramientas y plataformas para operaciones y gestión de datos, garantizando el intercambio de información y conocimientos con colegas, clientes y socios.
