Job Description
El/la Analista de la Oficina de Gestión de Programas desarrolla su labor bajo la supervisión del Director(a) de la Oficina de País. El objetivo de su trabajo es contribuir con la ejecución de todas las actividades necesarias para la adecuada implementación de los proyectos asignados; será responsable de apoyar técnicamente los proyectos del portafolio que se encuentren en curso en la Ocina de UNOPS en Panamá. Debe proporcionar conocimientos técnicos y trabajar bajo la supervisión directa del Director(a) de la Oficina de País
Contribuir con la ejecución de todas las actividades necesarias para la adecuada implementación de los proyectos asignados; será responsable de apoyar técnicamente los proyectos del portafolio que se encuentren en curso en la Ocina de UNOPS en Panamá. Debe proporcionar conocimientos técnicos y trabajar bajo la supervisión directa del Director(a) de la Oficina de País
El/la Analista de la Oficina de Gestión de Programas apoyará al Director(a) de la Oficina de País en lo siguiente:
- Colaborar en la formulación de proyectos y propuestas, asegurando su alineación con los objetivos estratégicos de UNOPS y las necesidades del país.
- Validar el cumplimiento de los planes de implementación y planes de fase de los proyectos, asegurando su alineación con los acuerdos legales y la programación establecida. A su vez, establecer y mantener un sistema para el monitoreo continuo del progreso de los proyectos, identificando desviaciones y proponiendo acciones correctivas..
- Verificar que se esté llevando a cabo la actualización de los archivos del proyecto, incluidos los informes internos y externos del proyecto, garantizando la trazabilidad y la rendición de cuentas.
- Colaborar estratégicamente con las áreas de finanzas, recursos humanos y adquisiciones para optimizar la gestión operativa del portafolio, garantizando la eficiencia y el cumplimiento normativo.
- Coordinar y optimizar los ujos de información interna asegurando una comunicación fluida y verificar que se den las actualizaciones de los registros de problemas, y que se lleve a cabo la gestión y control documental siguiendo los procesos estándar.
- Coordinar el proceso completo del aseguramiento de la calidad interna del portafolio, implementando metodologías y herramientas para garantizar la ejecución de los proyectos bajo los estándares requeridos por la organización.
- Monitorear y realizar análisis de la situación nanciera, previsiones y proyecciones presupuestarias de los proyectos dentro del portafolio de la oficina, identificando riesgos y oportunidades para optimizar la gestión de los recursos.
- Verificar que se mantengan los registros de los proyectos y otros documentos de soporte.
- Actuar como Gerente de Cierre para todos los proyectos del portafolio, coordinando eficientemente todas las actividades necesarias para el cierre operativo y financiero, y asegurando la documentación adecuada.
- Proveer de asesoramiento técnico al Director (a) de la oficina de país, Gerentes de proyectos y otras áreas de servicio en la preparación de documentos técnicos necesarios correspondientes al portafolio.
- Participar activamente y contribuir con análisis críticos en reuniones convocadas por la Dirección y los Gerentes de Proyectos para la planificación y evaluación estratégica del portafolio..
- Seguir las normas y procedimientos de UNOPS para la gestión de proyectos, así como garantizar el cumplimiento de las políticas de la organización.
- Asistir en la sistematización de las lecciones aprendidas utilizando la plantilla de informes y desarrollando y aplicando metodologías para capturar conocimientos y mejorar futuras implementaciones de proyectos.
- Desarrollar y mantener relaciones estratégicas con entidades nacionales e internacionales asociadas a la ejecución de proyectos, fortaleciendo la colaboración y el posicionamiento de UNOPS.
- Apoyo en la articulación técnica y estratégica con la oficina de el/la Coordinador (a) Residente para maximizar la sinergia en espacios interagenciales del Marco de Cooperación.
Formulación de proyectos y propuestas
- Preparar la información necesaria para la elaboración de propuestas de proyectos, acuerdos y enmiendas con entidades asociadas, así como las Notas de análisis de Implementación (IAN), los planes de trabajo, presupuestos, y otros documentos relativos a nuevos proyectos asegurando la alineación con los objetivos estratégicos de UNOPS y las prioridades nacionales y regionales.
- Realizar los pasos necesarios para el análisis y la aprobación interna de nuevos proyectos utilizando los instrumentos corporativos disponibles en intranet y otros instrumentos ad-hoc.
- Asesorar al director (a) de la oficina de país en las actividades de desarrollo de la cartera y la alineación temática con las prioridades regionales de UNOPS y del país.
- Representar a UNOPS en reuniones estratégicas con asociados clave y partes interesadas, aportando conocimientos técnicos y contribuyendo activamente a la negociación y el establecimiento de alianzas.
Programación, planicación y seguimiento de actividades y avances de los proyectos
- Proporcionar aportes sustantivos para ayudar a los/las Gerentes de Proyecto en la preparación de informes y documentos de proyectos.
- Establecer y supervisar un marco para la revisión y validación de los planes de implementación y planes de fase, asegurando su conformidad con los acuerdos legales y la programación establecida.
- Validar el cumplimiento de los Planes Operativos e Informes de los proyectos, identificando posibles riesgos o desviaciones y proponiendo soluciones proactivas para asegurar el cumplimiento de los entregables. .
- Realizar verificaciones a las contribuciones de los donantes y los compromisos en el sistema, garantizando la precisión y la trazabilidad de la información financiera.
- Gestionar revisiones de calidad de los documentos y entregables del programa/proyecto e implementar un control de calidad para los productos de gestión (planes, herramientas, informes, etc.).
- Optimizar los mecanismos de comunicación estratégica entre la Dirección y los equipos de proyectos y programas, asegurando un flujo de información eficiente y alineado con los objetivos del portafolio.
- Mantener una visión integral y actualizada del estatus y avance de todos los proyectos del portafolio, utilizando herramientas corporativas y desarrollando instrumentos ad-hoc para un monitoreo proactivo y efectivo.
Operaciones del proyecto (nanzas, recursos humanos, adquisiciones)
- Asesorar al Director (a) de la oficina de país y a los gerentes de proyectos en la revisión de las solicitudes enviadas por los asociados, asegurando que se encuentren dentro del margen y los formatos del acuerdo legal rmado.
- Elaborar análisis financieros e informes estratégicos para los proyectos del portafolio, garantizando la conformidad con los acuerdos firmados y las políticas de UNOPS, proveyendo recomendaciones para la optimización de los entregables.
- Contribuir en la formulación y gestión de cambios presupuestarios, indicadores y el seguimiento nanciero de los proyectos en vigencia o por cerrar, según las normas y políticas de UNOPS para asegurar la sostenibilidad y eficiencia del portafolio.
- Monitorear los presupuestos de proyectos y los gastos financieros, así como los procedimientos asociados de acuerdo con los planes de trabajo por medio de herramientas desarrolladas a nivel de oficina, regional o de sede para identificar tendencias y anticipar posibles desviaciones.
- Alertar y asesorar estratégicamente a los/as Gerentes de Proyecto sobre déficits financieros o excesos de gasto, y proponer y liderar la implementación de acciones correctivas o revisiones presupuestarias.
- Impulsar la actualización periódica y la precisión de los datos financieros y operativos del portafolio con los equipos de programas y proyectos.
- Actuar como punto focal en materia de KPI financieros y de reporting para la oficina de Panamá frente a la Oficina Regional y el Grupo Financiero de sede.
- Contribuir en los procesos de recuperación de los costos corporativos a través de los proyectos.
- Liderar el proceso de cierre para cada proyecto, fungiendo como Gerente de Cierre para asegurar un cierre operacional y financiero eficiente, incluyendo la preparación de plantillas de cierre, seguimiento de procesos, entrega de documentación final, evaluación de resultados y sistematización de lecciones aprendidas, en estrecha coordinación con todos los actores relevantes (Gerente de Proyectos y sus equipos, el equipo Financiero en la sede y los asociados).
- Seguimiento de los procesos de adquisiciones de los proyectos buscan asegurar eficiencia en el proceso normativo.
- Analizar y proporcionar información estratégica sobre las metas corporativas (targets), contribuyendo a la toma de decisiones basada en datos.
- Organizar y facilitar reuniones estratégicas de personal, asegurando una comunicación efectiva y el alineamiento de los equipos con los objetivos del portafolio.
Relaciones con las entidades nacionales e internacionales asociadas a la ejecución de los proyectos
- Preparar y consolidar la documentación requerida para las reuniones externas relativas a cada proyecto; y las ayudas de memoria que correspondan.
- Revisar y validar los informes requeridos por las contrapartes, entidades asociadas y por UNOPS en conjunto con los Gerentes de Proyectos y sus equipos, asegurando su calidad, coherencia y cumplimiento de los mismos..
- Gestionar las comunicaciones externas estratégicas relacionadas con el envío de informes financieros, dando seguimiento a su aceptación y resolviendo proactivamente cualquier consulta, en coordinación con el/la Gerente de Proyecto. y su equipo.
- Participar activamente en Comunidades de Práctica relevantes y grupos de trabajo interagenciales, y fungir como punto focal de la oficina en el grupo de Monitoreo y Evaluación de las Naciones Unidas para el Marco de Cooperación
- Realizar otras acciones operativas y administrativas relativas a los proyectos, cuando sea requerido.
- Podrá apoyar en cualquier otra actividad coherente con su especialidad y asignada por su supervisor/a, garantizando eciencia, alta calidad y coherencia de los trabajos con el contexto.
Gestión del conocimiento e innovación
- Contribuir activamente al uso y promoción de herramientas y técnicas innovadoras en la gestión de proyectos.
- Monitorear con los Gerentes de Proyectos que se estén recopilación de lecciones aprendidas y las mejores prácticas del proyecto/programa, asegurando su aplicación para mejorar futuras implementaciones..
- Liderar y optimizar diversos procesos de sistematización en la oficina, promoviendo la gestión del conocimiento.
- Participar en capacitaciones sobre herramientas innovadoras, los enfoques y los procedimientos pertinentes para garantizar la implementación eficaz del portafolio.
