Job Description
Esta es una excelente oportunidad para contribuir significativamente a la gestión eficiente de proyectos de alto impacto, desarrollando habilidades en administración de contratos, gestión financiera y comunicación con stakeholders, dentro de una organización internacional como UNOPS.
El/la Apoyo a la Gestión de Proyectos – Asociado/a (Coordinación técnica) trabajará en la implementación del proyecto, colaborando estrechamente con la Gerente de Proyecto (PM) para asegurar la correcta supervisión, monitoreo, seguimiento, administración y control de los contratos del proyecto, así como la gestión de transacciones financieras y la relación con las partes interesadas.
La posición estará basada en Hernandarias, Paraguay.
El/la Apoyo a la Gestión de Proyectos – Asociado/a (Coordinación técnica) es responsable de brindar soporte administrativo y técnico a la Gerente de Proyecto en la implementación del proyecto, asegurando el cumplimiento de los procedimientos de UNOPS, la gestión eficiente de los recursos y la comunicación efectiva con las partes interesadas.
Implementación del proyecto
- Colaborar con la PM, para establecer metodologías para la supervisión, monitoreo, seguimiento, administración y control de los contratos del proyecto, en las fases de administración contractual y durante la ejecución, acorde a los procedimientos y cumpliendo todos los requisitos legales y reglamentarios.
- Apoyar a la Gerente de Proyecto en la coordinación del equipo de rendición de cuentas.
- Preparar y mantener los archivos del proyecto, incluyendo reportes internos y externos.
- Gestionar los flujos de información del proyecto por la vía de procedimientos de control documental.
- Monitorear la asignación de tareas encargadas por el Gerente de Proyecto a los equipos de trabajo, verificando el cumplimiento de actividades e hitos de ejecución.
- Formular recomendaciones relacionadas con la ejecución del cronograma y la adopción de los ajustes que se estimen conducentes
- Apoyar a la Gerente de Proyecto en el monitoreo de las actividades y productos del proyecto, detectando y alertando desviaciones con relación a los planes.
- Apoyar a la Gerente de Proyecto en el traspaso de los activos del proyecto, con especial énfasis en los requisitos legales y de auditoría para garantizar la transmisión de dominios de activos del proyecto.
- Apoyar a la Gerente de Proyecto en la preparación de informes y reportes de ejecución del proyecto.
- Apoyar a la Gerente de Proyecto en el mantenimiento de archivos electrónicos y archivos de adquisiciones, recursos humanos y finanzas, de acuerdo a las Directivas de UNOPS.
Gestión de transacciones
- Colaborar en el monitoreo del presupuesto, la recepción de fondos y los gastos del proyecto para asegurar la disponibilidad de recursos en tiempo y forma.
- Apoyar en las revisiones presupuestales cuando corresponda.
- Ingresar al sistema contable (one UNOPS) las solicitudes de pago del proyecto.
- Mantener control sobre los flujos de gastos.
- Elaborar reportes financieros y descriptivos del proyecto.
- Asistir en el procesamiento y mantenimiento de toda la documentación de respaldo de transacciones financieras para fines de revisión y auditoría.
Relación con partes interesadas:
- Organizar, participar y registrar resultantes de las instancias de coordinación con asociados, proveedores, gobiernos locales, agencias de la ONU, organizaciones no gubernamentales, con la finalidad de facilitar el desarrollo de las actividades de UNOPS en el proyecto.
- Preparar informes de ejecución para los asociados y demás partes interesadas en el proyecto
- Proveer insumos de información a él o la Responsable de Comunicaciones del proyecto
- Colaborar con los recursos humanos del proyecto en aspectos logísticos, de coordinación, resolución de problemas, viajes, misiones a terreno, emisión de reportes, etc.
Gestión de conocimientos; misceláneos
- Apoyar la compilación de lecciones aprendidas y mejores prácticas del proyecto.
- Apoyar las instancias de formación de capacidades desarrolladas en el proyecto.
- Realizar contribuciones a las redes de conocimiento y comunidades de práctica.
- Desempeñar otras funciones y actividades que sean requeridas por la Gerente de Proyecto.
El objetivo principal de esta asignación está vinculado a la gestión efectiva de los procesos/ actividades de rendición de cuentas.
